老板很喜欢用邮件进行工作沟通，如何优雅的组织和查阅邮件信息

[123go]

我有几个痛点

1. 公司有几个同事喜欢在回复邮件的时候，直接在别人的邮件基础上进行批注，比如：他回的正文内容只有“请见下面红色字体回复”，然后在别人的邮件正文中进行追加描述。这样来往多封邮件以后，整个邮件就变的花里胡哨，非常难以阅读
2. 有时候同事回复的正文内容只有两个字“好的”，但这却是一封非常大的邮件，因为同事已经来回沟通很多封邮件了，这种累加的冗余信息，实在是太不环保了😂
3. 每一封回复的邮件正文中都有一大堆 发件人、收件人、抄送 的信息，这又是一种冗余信息（收、发件人不变的情况下）

如果不可避免的要用邮件办公和信息沟通，面对这些问题，大家有没有什么优雅的解决方案？ 又或者我需要调整一下心态，重新发现一下邮件办公的好处，以致于可以忽略以上这些弊端

[buyan3303]

邮件办公的好处：
留记录，留记录，留记录，这个是非常重要的事情。

我本人岗位是销售内勤，所以得兼顾收款信息记录。
客户群体年龄段有 20 多-50 多快退休了的人，
但是多数喜欢微信语音，或者是加了微信，直接电话沟通，或者微信电话沟通。

即使是安卓手机设置自动通话录音，但是也不能直接转换成文字进行保存。
这样就不方便后面需要搜索的时候，文字搜索。
而且每次批注的内容越详细，后续回查的时候，越能精准。

[yuyue001]

邮件可追溯，非即时消息，易于保存，都是优点啊。

比起工作用微信的公司，随随便便建几十个群。每个信息都要查看，一会就找不到了，有事情要及时回复。你就知道邮件是一个好工具了。

[123go]

@buyan3303 #1 这个确实是最大的好处，微信不能云存储聊天记录放大了邮件的这种好处。

[lion9527]

重要邮件做好标记和整理就可以了，邮件搜索也方便。

用微信这类办公的才是灾难，他们毫无边界感，可能 24 小时都要会找你谈工作，且聊天记录不方便搜索。
要是碰到用嘴提需求的领导，那更是日了狗，他昨天说的今天就不认账了。

[rocksolid]

1 邮件可以装作没看到 微信 @你 你几次逃都逃不掉
2 邮件非办公时间完全可以不看

[dingwen07]

用邮件办公是好文明
但是邮件回复的时候应该直接写文字，不应该去编辑之前邮件的正文，可以用引用来提及
感觉，这是把邮件当成 Word 批注在用……

[123go]

可追溯的工具有很多，只要有服务器存储，都是可以追溯的。
但是邮件的问题在于不够结构化，消息与消息之间关系不够明晰。尤其是一个主题需要沟通大量细节的时候，往来很多遍以后，具体细节的回复对象就会变的很混乱了。
虽然可追溯，但是增加了搜索、归类、整理、聚合等的成本。
我个人认为邮件沟通就是万金油，能用，但是相比更专业的工具，比如项目管理工具、bug 管理工具、设计协作工具等，要低效的多。

[123go]

@dingwen07 #6 是啊，这个是最烦的

[SimonOne]

有几个同事喜欢在回复邮件的时候，直接在别人的邮件基础上进行批注

———————————————————————————————
直接明说，让他不要改，要改就保存成附件。

[123go]

@lion9527 #4 哈哈哈哈，这不是工具问题，这是人的问题。

[irainsoft]

感觉像是你的同事使用了错误的邮件方法，邮件的批阅应该引用或以附件批注文件的形式来回复，而不是编辑自动附上的原始邮件

[Qy2FbR]

没什么好的解决办法，有就是我大 slack 。 手动狗头（

[Vindroid]

我更喜欢别人直接在之前的邮件里用红字批注，也不愿逐条引用来说明，不然邮件到后面又臭又长。总之习惯就好，我反正是把邮件按项目归纳，要找的时候全局搜索

[buyan3303]

比较优雅的用邮件办公，foxmail 。
我没试过 将 foxmail 的文件放进同步盘里是怎么样，
如果这样可以的话，数据多了也没什么关系，反正网盘受的了。

专业的项目规划软件，确实比邮件高效，
但是前提是钱，
如果老板不差钱，专门买了一个适合的项目规划软件，
那完全可以抛弃邮件，
反之，我倒是希望我客户和我沟通的时候可以用邮件，
至少用邮件的时候，我能有时间想想接下去要怎么回复，
社恐狂喜！！！！

[idblife]

gmail

[darksword21]

你需要看下 emacs-devel 那种形式的

[vazo]

第一点引用原始邮件追加回复我认为是正确的,特别是针对其中的某个内容的时候,否则别人不知道我说的是什么,还要再翻一次原始邮件.
第二第三点也有可能是原始邮件写的不好,有很多问题,导致收件人反复回复确认.

[jjwjiang]

编辑邮件来进行 Q&A 回答是非常常见的邮件办公模式

考虑你说的情况，实际的邮件 loop 会是：

userB: 请看补充标注
userA: 请看补充问题
userB: 请看标注
userA: 请回答问题?
Q1: XXX
A1: YYY
Q2: ZZZ
A2: CCC
Q3: VVV

如果基于这种模式，大家只要找到这一个块就能迅速得到讨论过程和最终结论，而如果按你的想法，通过正文不断回复
那实际上邮件的 loop 会变成这样：

userB： 补充回答
Q1
A1
Q2
A2
Q3
A3

userA：补充问题？
Q1
A1
Q2
A2
Q3
userB: 回答
Q1
A1
Q2
A2
userA：问题？
Q1
Q2


整个邮件的可读性才会变得极差，容易误读，也难以追溯讨论过程。

[jjwjiang]

另外更不用说有可能是三方甚至多方参与的讨论了，每人复制一遍问题再写自己答案你会疯的

相反，大家按顺序编辑正文，可以把所有回复列在问题下面，一目了然

[nosugar]

邮件大了可以不附上原始邮件，foxmail 可以根据发件人分文件夹

[testver]

太多来回的邮件，是需要级别低的一方或发起者，整理成类似会议纪要或阶段性总结的。

比如：

各位领导，按照我们 xx 年月日—yy 年月日之间的沟通记录，已经达成一致或有结果的，现在情况汇总如下
1
2
3

还存在什么问题
1
2
3

我们建议
1
2
3

[sutra]

> 在别人的邮件正文中进行追加描述
这个叫做交织回复[1]。

[1] https://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%9B%9E%E5%B8%96%E9%A3%8E%E6%A0%BC

[LindsayZhou]

我也很喜欢用邮件，不过一般是开源社区的邮件列表，可以参考一下开源社区怎么用的。

截图是 Python-Dev 最近的几封邮件 （ neomutt + offlineimap + notmuch)，可惜现在基本上转到 discuss.python.org 上去了：

SourceHut 是基于邮件流的代码托管平台，上面找两个活跃的看下也许会有帮助

[tabris17]

邮件是用来甩锅用的，细节请用聊天软件确认

[123go]

@darksword21 #16 谢谢。这种每个 thread 仅有一两个讨论点，是没什么问题的。我这边的情况是，一封邮件一次性提出一堆的问题，然后几个人同时对这封邮件进行 @sutra 提到的“交织回复”

[123go]

@testver #21 谢谢，有启发

[xzysaber]

红色字体。个人不喜欢，而且从科学(心理)上来说，印象中有“不好”的一些副作用。

[tankren]

邮件就是证据

[shijingshijing]

上下文各种引用很多的时候，试试 Outlook 桌面版，真的是我见过最好的邮件客户端，没有之一。本来是力挺开源的 Thunderbird ，结果这货的邮件上下文引用是灾难级体验，而且把邮件数据库单独存在一个大文件里面（可能是我设置的不对？），在 xp 的 FAT32 年代，被狠狠的坑过一会，以后就铁了心用 Outlook 。

新版的 Outlook 夹杂了不少私货，建议 2003 到 2017 之间的版本，2003 是最后一个经典界面的版本，后面都是那种 Ribbon Style ，占用空间太大了。

[kilotiger]

能理解楼主的困扰。主要还是很多人习惯问题，虽然工具变成了邮件，但还是发微信的习惯，“好的”“OK”回复占用一大堆。

上面看到了一些很值得借鉴的方法，把问题都罗列清楚最明了，可能比换一些邮件工具管用。

[123go]

@xzysaber #27 他们挑选颜色只是用来区别别人的回复，黄色、绿色等等都有

[123go]

@kilotiger #30 这个是的，如果不可避免要用邮件的话，可能需要整理一套邮件回复、发送、总结的规范，公司内部都统一遵守。

[joesonw]

结构化邮件不就是 slack 吗？用里面的 thread

[123go]

@joesonw #33 这个得需要配合 slack 客户端使用吧，我这边的情况不太好推

[rekulas]

这不是邮件的问题，是邮件客户端的问题
好几年前国外就流行把邮件格式化，像聊天软件一样直观，忘了做的最大的是谁了，Slack, YoMail Group 都是其中一个

[gps949]

@xzysaber 这还真不是你个人不喜欢的事情，红色文字信件在传统意义上就表示绝交信。

[swulling]

各大开源邮件列表基本都有 2 个要求：

（ 1 ）禁止在顶部张贴

头部张贴指的是：点击“回复”，在保持所有的文本完好的情况下，在邮件正文的顶部添加你的回复内容。这样做将会删除你的回复所面向的主题的内容，由于所有阅读该邮件的人在完全理解该邮件内容之前，他们需要多次重复阅读改邮件，这将会占用他们更多时间，并且增加一些不必要的困难。


（ 2 ）修剪不需要进行回复的文本

在不进行头部张贴的前提下，您需要删除不直接进行回复的原邮件文本。这样将会是你的回复简短，保持在一定的长度的范围之内。


总的来说就是不要无脑引用之前的邮件，而是进行裁剪，不要怕丢失引文，因为邮件客户端会保存 thread 。

[ifbluethen]

收到这种回复其实应该用已读回执来替代。

[xzysaber]

@gps949 说个人是因为怕容易和别人起争执，哈哈。

[haichaofine32]

@sutra

[xy90321]

inline 回复也算是一种回复方式
对于第三方不友好，但是对于当事方可以有效避免误解
l

[pooorguy]

有没有遇到过邮件标题是"回复：回复：回复-中午吃什么"

[123go]

@pooorguy #42 这个遇到过，应该是邮件客户端的问题，需要手动编辑一下，不然一大串的“回复: 回复: ”

[taobibi]

邮件有非常多的优点，特别是以后工作多了会发现的更多
易保存，易检索，易分类归档，消息不会过期。是否已读都有显示
这是微信消息所不具备的

[endle]

解决方案在于人，所有的参与者都要遵循基本的邮件礼仪。

真羡慕有这样的老板

[clearbug]

@LindsayZhou #23 请问查阅开源社区的邮件列表，有什么好用的客户端么？感觉普通的邮箱客户端查阅起来有点乱

[LindsayZhou]

@clearbug 我一般是 offlineimap 拉下来之后，写个钩子脚本，用 notmuch 打标签，然后用 Emacs 或者 Neomutt 看